Zakup wody – mała rzecz, a jednak…

W przypadku, w którym zaistnieje konieczność zakupu wody butelkowanej, ale nie sposób dokładnie określić ilości potrzebnych butelek Zamawiający może udzielić zamówienia na dostawy wody butelkowanej z uwzględnieniem prawa opcji. Jest to rozwiązanie, które umożliwi (w razie zaistnienia takiej potrzeby) zwiększenie lub zmniejszenie ilości faktycznie zamówionych butelek, bez konieczności zmiany umowy oraz bez konieczności uzyskiwania zgody Wykonawcy po zawarciu umowy tj. wyłącznie wskutek jednostronnej decyzji Zamawiającego.

Pamiętaj!

W przypadku chęci skorzystania z udzielania zamówienia z zastosowaniem prawa opcji, Zamawiający winien pamiętać o kilku kwestiach:

1) Zgodnie z art. 441 ust. 1 Pzp Zamawiający może skorzystać z opcji, jeżeli przewidział opcję w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia w postaci zrozumiałych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które łącznie spełniają następujące warunki:

 – określają rodzaj i maksymalną wartość opcji;

 – określają okoliczności skorzystania z opcji;

 – nie modyfikują ogólnego charakteru umowy.

2) Czynności dokonane na podstawie postanowień umownych przewidujących opcje z naruszeniem wyżej wskazanych wymogów podlegają unieważnieniu.

3) Tworząc opis przedmiotu zamówienia należy jednoznacznie określić zakres zamówienia podstawowego, tzw. „zamówienia gwarantowanego” (w omawianym przypadku: ilości butelek wody, co do których Zamawiający ma pewność, że zostaną zamówione) oraz zamówienia objętego prawem opcji, które może ale nie musi zostać udzielone (np. butelki wody na konferencję, która na dzień wszczęcia postępowania nie została jeszcze ptwierdzona).

4) Powyższe postanowienia powinny mieć swoje odzwierciedlenie w treści formularza ofertowego tak aby Wykonawcy odrębnie wycenili zamówienie podstawowe (gwarantowane) oraz zamówienie objęte prawem opcji (niepewne). Warto także ustalić zasady wyceny zamówienia objętego prawem opcji  (np. różnica w cennie jednostkowej w ramach  zamówienia objętego prawem opcji nie może być większa niż ….% ceny jednostkowej w ramach zamówienia gwarantowanego) tak aby ograniczyć możliwe nadużycia Wykonawcy w celu uzyskania zamówienia oraz tak aby Zamawiający miał pewność wyboru oferty najkorzystniejszej z uwzględnieniem prawa opcji.

5.) Zgodnie z art 31 ust. 2 Pzp przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji.

A nadto…

6) Kwota przeznaczona na realizację zamówienia odczytana na otwarciu ofert winna dotyczyć wyłącznie zamówienia podstawowego (gwarantowanego), chyba, że przewidywana przez Zamawiającego opcja polega wyłącznie na możliwości rezygnacji z określonego zakresu zamówienia, gdyż w tym wypadku powinno odczytać się środki, które obejmują część zamówienia zawierającego opcję.

7) Wzór umowy będący załącznikiem do treści SWZ powinien zawierać w swojej treści postanowienia dotyczące sposobu realizacji, zakresu oraz warunków realizacji zarówno zamówienia gwarantowanego jak i zamówienia objętego prawem opcji. Przejrzystość postępowania Zamawiającego ma olbrzymie znaczenia na etapi sporządzania i wyceny oferty przez Wykonawców

8) Pamiętaj – opcja to nie zmiana umowy, to nie nowe zamówienie. Opcja to realizacja umowy przewidująca skorzystanie z tego narzędznia przez Zamawiającego. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na możliwość skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w czasie relalizacji umowy.

Photo by Steve Johnson on Unsplash

Photo by Tracey Hocking on Unsplash